Во сколько обходится сотрудник работодателю

Из чего складывается стоимость сотрудника

Оклад в трудовом договоре — это не то, что вы платите, и не то, что человек получает. Между этими тремя числами стоят налог и взносы, и распределены они по-разному.

• НДФЛ удерживается из зарплаты работника. Работодатель его не платит сверх оклада, а перечисляет из той же суммы — поэтому на стоимость найма он не влияет, а влияет на сумму на руки.
• Страховые взносы по единому тарифу работодатель платит сверх оклада. Это и есть основная надбавка к стоимости.
• Взносы на травматизм — тоже сверх оклада, по тарифу вашего класса профессионального риска.

Как пользоваться калькулятором

Введите оклад, выберите тип плательщика взносов и класс профессионального риска, укажите число месяцев и сотрудников. Калькулятор покажет три числа сразу — на руки, сверх оклада и полную нагрузку — и помесячную таблицу, из которой видно, что происходит внутри года.

Если вы договариваетесь с человеком о сумме на руки, переключитесь на второй режим: калькулятор подберёт оклад, при котором после удержания НДФЛ выйдет ровно она.

Почему считается нарастающим итогом, а не за месяц

Потому что иначе расчёт врёт на любом заметном окладе. И НДФЛ, и страховые взносы считаются от дохода, накопленного с начала года, и обе величины ступенчатые: у налога меняется ставка на порогах дохода, у взносов — после предельной базы.

Посчитать один месяц и умножить на двенадцать значило бы применить ко всему году ту ставку, которая действует в январе. У человека с окладом 250 000 ₽ в месяц ставка НДФЛ вырастет в десятом месяце, а не в первом и не в следующем году, — и это видно в помесячной таблице отдельной строкой.

НДФЛ по прогрессивной шкале

Ставка зависит от дохода, накопленного с начала года. Пороги и ставки берутся из общего модуля расчёта, а не переписаны в эту статью: изменится норма — изменится и таблица ниже.

Повышенная ставка применяется не ко всему доходу, а только к той его части, которая превысила порог. Поэтому в месяце перехода эффективная ставка оказывается промежуточной — ни прежней, ни новой.

Взносы, предельная база и льгота МСП

По общему тарифу взносы составляют 30% в пределах предельной базы и 15,1% сверх неё. Предельная база на 2026 год — 2 979 000 ₽ (постановление Правительства РФ от 31 октября 2025 года № 1705). Считается она от накопленного дохода, поэтому у высоких окладов нагрузка внутри года заметно падает.

С 1 января 2026 года льгота для малого и среднего бизнеса перестала быть универсальной. По Федеральному закону от 28 ноября 2025 года № 425-ФЗ пониженный тариф остался только у субъектов МСП, чей основной вид деятельности входит в перечень приоритетных отраслей, при доле дохода от него не ниже 70%. Порог поднят до полутора МРОТ — сегодня это 40 639,50 ₽ в месяц при МРОТ 27 093 ₽.

Важное отличие: порог 1,5 МРОТ работает помесячно, а предельная база — от накопленного за год. Это две границы разной природы, и в одном расчёте они действуют независимо: часть оклада до полутора МРОТ облагается по общему тарифу с учётом остатка базы, всё сверх — по льготному.

Тип плательщика выбираете вы: ни вашего ОКВЭД, ни доли дохода по нему калькулятор не знает. По умолчанию стоит общий тариф — самый дорогой и самый частый. Умолчание «МСП» занизило бы нагрузку тому, кто в перечень не входит, а на таком расчёте строят наём.

Класс профессионального риска

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве считаются по отдельному тарифу — от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска. Класс присваивается по основному виду деятельности, а тариф указан в уведомлении Социального фонда о размере страхового тарифа.

Подставить его за вас нельзя: у офиса и у строительной бригады он отличается в десятки раз, и разница видна в полной нагрузке сразу.

Обратный расчёт: от суммы на руки к окладу

Чаще всего договариваются о сумме на руки, а в договоре пишут оклад. Обратной формулы при прогрессивной шкале не существует: ставка налога зависит от накопленного дохода, а накопленный доход — от искомого оклада, и выразить одно через другое нельзя.

Калькулятор подбирает оклад двоичным поиском, пока сумма на руки за весь период не совпадёт с заданной до копейки. Число шагов ограничено явно, и если совпадения нет, калькулятор отказывается считать и говорит об этом. Ближайшее значение он не показывает: в трудовом договоре «почти та же сумма» — это неверная сумма.

Почему в расчёте нет вычетов на детей

Потому что на стоимость сотрудника для работодателя они не влияют вовсе. Стандартные вычеты уменьшают НДФЛ, то есть увеличивают сумму на руки, а взносы и полная нагрузка остаются прежними до рубля.

Это сказано на экране рядом с расчётом, а не только здесь: умолчание без предупреждения читалось бы как «учтено всё», и человек с детьми получил бы на руки больше, чем показал калькулятор, без единого признака, что чего-то не учли.

Чего этот калькулятор не считает

Самозанятых и договоры ГПХ. Налог на профессиональный доход и гражданско-правовой договор устроены иначе: там нет ни НДФЛ, удерживаемого работодателем, ни взносов по единому тарифу в том виде, в каком они начисляются на зарплату. Смешивать это с трудовым договором в одном расчёте нельзя, и калькулятор такого режима не имеет.

Районные коэффициенты и северные надбавки. Они зависят от места работы и в расчёт не входят: если они у вас есть, введите оклад с их учётом.

Взносы, которые считаются от другой зарплаты. Если вам нужен только размер страховых взносов с уже известной зарплаты, ближе калькулятор страховых взносов: он отвечает на вопрос «сколько взносов я заплачу», а этот — «во сколько мне обойдётся человек». Движок расчёта взносов у них общий, поэтому в числах они не расходятся.

Сохранение и экспорт результата

Результат можно сохранить четырьмя способами, и все четыре собираются из одного и того же перечня строк — распечатанное и выгруженное не разойдутся между собой.

• Ссылка на расчёт — все введённые значения складываются в адрес страницы. Откроете её позже или отправите бухгалтеру — поля восстановятся ровно как были.
• Печать и PDF — отдельный печатный бланк на A4 с итогом, параметрами и помесячной таблицей. Сохранить в PDF можно из окна печати браузера.
• Excel — книга, в которой суммы уезжают числами, а не текстом: в ней можно продолжать считать.
• Word — документ той же вёрстки, что печатный бланк.

Ничего из введённого никуда не отправляется: расчёт целиком выполняется в браузере, а выгрузка собирается на вашем устройстве.

Частые вопросы